Uw bedrijf moet een verhuizing van kantoorpand ondergaan. U bent binnen het bedrijf de aangewezen persoon om de medewerkers over deze verhuizing te informeren. Dit ingrijpende logistieke proces heeft mogelijk effect op de klanten van uw bedrijf, maar nog veel meer op de medewerkers. Hoe informeert u de medewerkers over een naderende verhuizing?
Presentatie medewerkers
De verhuisplannen zijn wellicht nog niet concreet, bijvoorbeeld de nieuwe locatie, maar het is belangrijk uw medewerkers tijdig te informeren over de naderende verhuizing om geruchten in de wandelgangen tegen te gaan. Kondig intern via een mailing of brief aan dat er belangrijk bedrijfsnieuws wordt gedeeld tijdens een informatiesessie en nodig alle medewerkers hier voor uit.
Plan de informatiesessies waarbij de aanwezigheid van alle medewerkers wordt verwacht. Organiseer er meerdere in een week, zodat de productiviteit in uw bedrijf niet teveel zal dalen. Bereid een presentatie voor waarbij u inhoudelijk ingaat op de reden van verhuizing en het tot nu toe gevormde tijdsplan en proces. Zo creëert u draagvlak bij de medewerkers. Gebruik een beamer zodat alle medewerkers de presentatie goed kunnen volgen. Vergeet niet de medewerkers die met (ziekte/zwangerschaps)verlof zijn via een mailing of brief op de hoogte te stellen.
Geef ruimte tot vragen
Een projectleider die de organisatie van de verhuizing op zich neemt is de ideale persoon waar medewerkers terecht kunnen met vragen over de verhuizing. Neem onrust weg bij medewerkers over de verhuizing door individuele gesprekken met hun aan te gaan.
Maak medewerkers deelgenoot
Laat de medewerkers meedenken over de verhuizing en profiteer van hun input en visies. Vorm een projectteam waar verschillende typen medewerkers aan deel kunnen nemen. Dit verhoogt het draagvlak onder medewerkers richting de verhuizing. Gebruik een planbord in een algemene ruimte om de medewerkers te blijven informeren over de planningen rondom de verhuizing. Heeft u al fotomateriaal? Maak naast het planbord een memobord met foto’s van het nieuwe pand, en een ‘artist impression’ van de nieuwe werkplek.
Blijf informeren
Blijf de medewerkers op de hoogte houden over de ontwikkelingen van de verhuizing van uw bedrijf. Ontstaan er geruchten bij de koffieautomaat? Reageer hier dan adequaat op.
Met bovenstaande tips kunt u zelf een, specifiek voor uw bedrijf, stappenplan maken hoe u uw medewerkers kunt informeren over een verhuizing.