Tips nodig om snel een goed archief aan te leggen? Een archief zonder enige structuur kost u dagelijks onnodig veel tijd. Zonde, want in een handomdraai is er een duidelijk systeem in aan te brengen. Een goed archief aanleggen hoeft niet lastig te zijn. In dit artikel vertellen wij u meer over archiveren. Daarnaast geven wij u handige tips op het gebied van archiveren.
Slimme tips voor een goed archief
Wanneer u een goed archief wilt aanleggen zijn er een aantal dingen waar u rekening mee moet houden. Dé Kantoorvakhandel heeft daarom een aantal handige tips voor u op een rijtje gezet. Zo kunt u gemakkelijk en snel een archief aanleggen.
Maak het persoonlijk
Ga niet af op het archief van een ander, maar kies voor die indeling die bij u en uw werk past. Denk er goed over na of u uw archief op onderwerp of liever in alfabetische of chronologische volgorde aanlegt.
Werk in meervoud
Leg voor elk onderwerp (of voor elke letter of periode) een nieuwe map aan in uw archief. Dat kan een mapje op uw computer zijn of een ordner, multomap of hangmap.
Subonderwerpen
Richt elke map in uw archief netjes in met tabbladen, scheidingsstroken en insteekhoezen voor subonderwerpen.
Zorg voor de juiste tools
Daarnaast is het natuurlijk erg belangrijk dat u over de juiste tools beschikt. Wanneer u niet over de juiste tools beschikt wordt het erg lastig om een goed archief aan te leggen. Wij hebben een aantal essentiële tools voor u op een rijtje gezet voor het aanleggen van een archief.
Perforator
Schaf een goede perforator aan.
Labelen maar!
Voorzie elke map van een duidelijk etiket of label. Een labelprinter is een uitkomst.
Maak uitbreiding mogelijk
Zorg dat u altijd mappen, etiketten en insteekhoezen op voorraad heeft om uw archief uit te breiden.
Binnen handbereik
Berg uw mappen op in een hangmappenkast of ordnermolen. Zo heeft u alles overzichtelijk binnen handbereik.
Opgeruimd blijft netjes!
Loop uw archief elk jaar een keer door. Verwijder de onderdelen die u niet meer nodig heeft. Zo houdt u het overzicht.