Wat is het nieuwe werken?

Ik wil een afdeling verhuizen, waar moet ik op letten?

Wanneer u binnen uw bedrijf niet werkt met flexplekken en medewerker een vaste werkplek hebben op kantoor, dan is het soms nodig een afdeling te verhuizen binnen een bestaand gebouw, of naar een nieuwe locatie vanwege krimp of groei in een organisatie, vanwege automatisering of vanwege tal van andere redenen. Met onderstaande handvatten weet u snel waar u op moet letten als u binnen uw bedrijf een verhuizing van een afdeling moet organiseren.

Een goed organiseerde verhuizing beperkt het aantal uren uitval van medewerkers tot het minimum en kan veel problemen voorkomen.

Maak een plan van aanpak

Door een plan van aanpak op te stellen weet u precies wat u wanneer moet doen om de verhuizing zo goed mogelijk te laten verlopen. Beschrijf de precieze benodigdheden voor de verhuizing, zet een tijdlijn uit, bereken begrotingen en definieer zaken SMART. Zorg voor voldoende draagvlak bij het personeel door een medewerkersbijeenkomst te organiseren en licht hierin de reden van verhuizing toe.

Verhuismateriaal aanschaffen

Zorg dat u ruim van tevoren voldoende verhuismateriaal heeft aangeschaft aan de hand van een lijst die is afgestemd op de wensen en eisen van uw bedrijf. Denk bijvoorbeeld aan stevige verhuisdozen voor boeken, materiaal om de oude werkplek en nieuwe werkplek te nummeren, steekwagens, noppenfolie en krachtige tape.

Archief bijgewerkt

Zorg dat het archief van de afdeling die gaat verhuizen is bijgewerkt, zodat er geen losse documenten verloren kunnen raken tijdens het verhuisproces. Regel een papiervernietiger van minimaal niveau 3 om overbodige documenten te vernietigen en te voorkomen dat er onnodig gewicht verhuisd wordt.

Projectleider

Stel een projectleider en een projectcoördinator aan om tijdens de verhuizing de zaken in goede banen te leiden.

Tijdelijke werkplekken

Verwacht u dat de verhuizing langer dan een dag zal duren? Regel dan tijdelijke werkplekken voor uw medewerkers, zodat hun productiviteit niet te ver daalt.

Nieuwe werkplek ergonomisch instellen

Denk hierbij aan de juiste werktafels en ergonomische bureaustoelen en zorg dat elke werktafel of bureaustoel afgesteld wordt op de werkhouding van de individuele werknemer. Ook de juiste verlichting en temperatuur is van belang voor een optimale werkhouding. Plaats planten op kantoor en zorg dat de werkruimtes netjes afgewerkt zijn om de medewerkers een welkom gevoel te geven op hun nieuwe werkplek.

Met bovenstaande handvatten kunt u een begin maken met het volledige verhuisplan. Dé Kantoorvakhandel wenst u veel succes.

Nog geen antwoord op uw vraag? Vind een adviseur bij u in de buurt