Waarvoor wordt een to-do-lijst gebruikt?

De to-do-lijst. We kunnen er tijdens onze dag bijna niet zonder. Talloze taken, afspraken, telefoontjes en dan ook nog de ad-hoc dingen die snel geregeld moeten worden. Het zorgt voor afleiding van de focus op uw normale werkzaamheden. En dat is het punt waar de to-do-lijst onze grote vriend blijkt te zijn.
 

Gebruik to-do-lijst

Een to-do-lijst kunt u voor meerdere redenen gebruiken:

 

Overzicht creëren met de to-do-lijst

Met de to-do-lijst heeft u snel een overzicht van uw taken die u heeft afgerond en van de taken die nog openstaan. Streep de afgeronde taken door met een pen of markeerstift, maar houd de tekst nog leesbaar. Zo weet u ook na een paar dagen nog welke taken u al heeft afgerond. 
 

Plannen met de to-do-lijst

Gebruik de to-do-lijst niet alleen als overzicht van uw taken, maar plan er ook uw taken efficiënt mee gedurende uw dag. Beperk bijvoorbeeld het beantwoorden van uw e-mails tot maximaal 4 keer per dag. Heeft u een rustig momentje in uw planning? Besteed het nuttig door bijvoorbeeld aan uw clean-desk-beleid te werken. 
 

Prioriteiten aanbrengen met de to-do-lijst

Om precies te weten welke taak wanneer afgerond moet zijn moet u eerst analyseren wanneer uw deadlines zijn. Breng vervolgens structuur aan in uw to-do-lijst. Het is aan te bevelen om aan het einde van de dag uw to-do-lijst klaar te maken voor de dag er na. Zo gaat u met een leeg hoofd naar huis, en mocht u onverhoopt ziek worden, dan kunnen uw collega's eenvoudiger uw taken overnemen. Maak eerst een kladversie van uw to-do-lijst en breng daar de prioriteit van elke taak op aan. Een goed systeem is het MoSCoW-systeem waarbij u alleen de medeklinkers gebruikt.

• De M staat voor Must; de taken die de hoogste prioriteit hebben. Plaats een M bij deze taken.
• De S staat voor Should; de taken die ook belangrijk zijn, maar minder prioriteit krijgen op uw to-do-lijst. Plaats een S bij deze taken.
• De C staat voor Could; de taken die pas aan de beurt komen wanneer de Must's en de Should's op uw to-do-lijst afgerond zijn.
• De W staat voro Would; helemaal onderaan uw to-do-lijst komen deze taken. Hier begint u pas aan wanneer alle andere taken op uw to-do-lijst zijn afgerond.

Wilt u meer weten over kantoorartikelen zoals to-do-lijsten? Uw lokale kantoorvakhandel beschikt over een ruim assortiment to-do-lijsten en notitieboeken. Ga voor advies en verkoop naar uw dichtstbijzijnde kantoorvakhandel.